1. Les entitats operatives del sistema financer han d’establir, implementar i mantenir una política eficaç de gravació de les converses telefòniques i comunicacions electròniques, establerta per escrit i adequada a la mida i l’organització de l’entitat i a la naturalesa, magnitud i complexitat de la seva activitat. La política ha d’incloure el següent:
a) La identificació de les converses telefòniques i comunicacions electròniques, incloses les converses telefòniques i les comunicacions electròniques internes pertinents, que estiguin subjectes a requisits de gravació.
b) L’especificació dels procediments que s’han de seguir i les mesures que s’han d’adoptar per garantir que l’entitat compleixi aquesta obligació quan es produeixin circumstàncies excepcionals i l’entitat no pugui gravar la conversa o comunicació en els dispositius creats, acceptats o permesos per l’entitat; les proves d’aquestes circumstàncies s’han de conservar i posar a disposició de l’AFA, si es requereix.
2. L’òrgan d’administració ha d’exercir una supervisió i un control eficaç sobre les polítiques i els procediments relatius a la gravació de les converses telefòniques i les comunicacions electròniques de l’entitat.
3. El registre ha d’incloure les gravacions de les converses telefòniques o comunicacions electròniques relatives a les operacions portades a terme en alguna de les situacions següents:
a) Quan es negociï per compte propi.
b) Quan es presti el servei de recepció i transmissió d’ordres.
c) Quan es presti el servei d’execució d’ordres.
L’entitat operativa del sistema financer ha de prendre totes les mesures raonables per gravar les converses telefòniques i comunicacions electròniques pertinents efectuades per la mateixa entitat a través d’un empleat o a través d’una persona contractada. La participació d’aquestes persones en aquestes mesures ha de ser acceptada o autoritzada per l’entitat.
Els clients poden comunicar les seves ordres per altres canals, si bé aquestes comunicacions s’han de fer en un suport durador, com correu postal, fax o correu electrònic. En el cas de visites o reunions presencials cara a cara amb un client, així com qualsevol altra comunicació amb el client que no s’hagi pogut gravar, s’ha de registrar per escrit en actes o notes el contingut de les converses, complint el que estableix l’apartat 9 següent.
4. Les entitats operatives del sistema financer s’han d’assegurar que els mecanismes destinats a donar compliment a les obligacions de gravació siguin neutres des d’un punt de vista tecnològic. Les entitats han d’avaluar periòdicament l’eficàcia de les polítiques i els procediments de l’entitat i adoptar les mesures i els procediments addicionals o alternatius que resultin necessaris i adequats per complir l’obligació de gravació de converses i comunicacions. Quan l’entitat accepti o autoritzi un nou mitjà de comunicació, s’han d’adoptar les mesures necessàries per complir aquestes obligacions.
5. Les entitats operatives del sistema financer han de mantenir i actualitzar regularment un registre de les persones que posseeixin dispositius de l’entitat o dispositius de propietat privada la utilització dels quals hagi aprovat l’entitat.
6. Les entitats operatives del sistema financer han de formar els empleats en els procediments aplicables respecte a l’obligació recollida en aquest article.
7. Per garantir el compliment dels requisits de gravació i registre de conformitat amb aquest article, les entitats operatives del sistema financer han de controlar regularment els registres d’operacions i ordres subjectes a aquests requisits, incloses les converses pertinents. Aquest seguiment s’ha de basar en el risc i ser proporcionat.
8. Les entitats operatives del sistema financer, abans de prestar serveis d’inversió i efectuar activitats relacionades amb la recepció, la transmissió i l’execució d’ordres en relació amb clients nous i ja existents, han d’informar-los que:
a) S’estan gravant les converses i comunicacions.
b) Hi haurà una còpia de la gravació de les converses i les comunicacions amb els clients disponible, prèvia petició, durant el termini establert a l’apartat 2 de l’article 15.Aquesta informació pot proporcionar-se una sola vegada, abans de la prestació de serveis d’inversió a clients nous i actuals.
9. L’entitat operativa del sistema financer ha de registrar en un suport durador tota la informació pertinent relativa a les converses directes amb clients. La informació que es registri ha d’incloure, com a mínim, el següent:
a) La data i l’hora de les reunions.
b) El lloc de les reunions.
c) La identitat dels assistents.
d) El promotor de les reunions.
e) La informació pertinent sobre l’ordre del client, inclosos el preu, el volum, el tipus d’ordre i el moment en què es transmetrà o executarà.
10. Les gravacions s’han de conservar en un suport durador que en permeti la reproducció o còpia i en un format que no permeti que es modifiqui o suprimeixi la gravació original. A més, s’han d’emmagatzemar en un suport que permeti que siguin fàcilment accessibles i estiguin a disposició dels clients que ho demanin. Les entitats han de garantir la qualitat, l’exactitud i l’exhaustivitat de totes les gravacions de les converses telefòniques i comunicacions electròniques. El termini de conservació d’un registre comença en la data en què s’hagi creat.